TUGAS 3
KELOMPOK 5
BAB 11 & 12
KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN
1. Komunikasi
Lisan dan Negosiasi
A.
Komunikasi Lisan dalam Rapat
Biasanya pada suatu pertemuan ataupun rapat, setiap peserta harus
menyadari posisinya masing2 dalam suatu forum. Masing2 peserta harusnya ;
1.
Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif dan tidak emosional.
2. Mampu berperan
sebagai komunikator yang berpatispasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3.
Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
4. Mampu
mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat, serta tidak
berbicara bertele-tele.
5. Mampu berperan
sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan
pendirian.
B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Pada dasarnya wawancara
merupakan suatu obrolan biasa, tapi dengan topik yang tertentu, dan ada pihak
yang akan bertanya (pewawancara) dan pihak lain yang harus menjawab,
memberi informasi, atau menjelaskan.
Berikut ini adalah beberapa sikap wawancara yang baik dan benar, antara lain :
1.
Fokus pada lawan bicara
2.
Fokus pada topik pembicaraan
3.
Tidak boleh memotong pembicaraan
4.
Gunakan volume suara yang baik (tidak berbicara terlalu keras)
5.
Sabar
6.
Lakukan verivikasi jika ada kekurangan atau kesalahan
7.
Tidak boleh menyakiti hati responden
8.
Hidari bahasa yang menggurui responden
9.
Hidari kata-kata kasar (kotor)
10. Bersikap
ramah
11. Hindari sikap
rakus
12. Hidari tatapan
yang aneh sperti menyelidik/melotot/cligak clinguk
13. Dan yang
terakhir Ucapkan terimakasih
C.
Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Menurut Oliver Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak
yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. Sedangkan menurut
Casse bahwa negosiasi itu ialah proses dimana paling tidak ada dua pihak
dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat
tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Sementara Stephen Kozicki
mengatakan Negosiasi merupakan suatu seni dalam mencapai
persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas.
Berikut ini adalah beberapa Tujuan dari adanya Negosiasi :
1. Untuk menemukan suatu kesepakatan antara kedua belah pihak
2. Untuk memenuhi harapan/keinginan antara kedua belah pihak
3. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian.
Biasanya dalam
melakukan negosiasi setidaknya terdapat 6 tahapan yang penting yang harus
dilakukan :
1.
Persiapan
Yang dimaksud
persiapan itu ialah meliputi, Mengumpulkan atau mencari informasi, Menentukan
tim negosiasi, Mengusahakan lebih banyak untuk mengenal profil pihak lawan,
tujuannya adalah agar tumbuh kepercayaan diri & kesiapan dalam melakukan
negosiasi.
2. Kontak
pertama
Tahap ini
adalah tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat
dalam proses negosiasi. Lalu ada yg namanya Tahap penilaian, dimana pada
tahap ini akan muncul kesan pertama antara kedua belah pihak.
3.
Konfrontasi
Tahap ini
adalah tahap dimana sering terjadinya adu argumen antara kedua belah pihak
terhadap segala sesuatu yang dinegosiasikan. Lalu pada tahap ini juga biasanya
terdapat perbedaan dan berpotensi semakin panasnya perdebatan.
4. Konsiliasi
Yang dimaksud
konsoliasi adalah melakukan tawar menawar utk memperoleh kesepakatan yang
betul2 disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.
5. Solusi
Pada tahap ini
kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi, atau dimana para
negosiator mulai menemukan kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara
mereka masing2, dengan mengembangkan sikap relasional dan bersikap saling
memberi solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
6. Pasca
Negosiasi
Tahap ini
adalah tahap terakhir dari suatu negosiasi yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua
belah pihak, memastikan masing2 pihak berkomitmen atas segala yg sudah
disepakati.
2. KETERAMPILAN BERNEGOSIASI
Berikut
terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi antara lain :
1.
Skill Convensional :
a. Menggunakan pertanyaan
terbuka
b. Menafsirkan atau merumuskan
kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri
c. Diam setelah suatu pertanyaan
dibuat oleh lawan negosiator.
d. Menyimpulkan dari waktu kewaktu,
dan membuat catatan penting selama negosiasi
e. Menyatakan perasaan dan emosi
untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.
2. Skill
Nonconvensional :
a. Menunjukkan
salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang pertanyaan
dan kesimpulan yang salah.
b. Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan
c. Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak
mungkin, dll.
d. Membuat gerakan
yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.
e. Menghujani pihak lawan dengan banyak pertanyaan atau
bias jua terlalu banyak informasi yang menimbulkan kebingungan
BAB 13
KOMUNIKASI DALAM TULISAN
13.1
Penulisan Kabar Atau Berita
Penulisan berita juga termasuk salah satu bentuk
komunikasi. Dalam penulisan berita, nilai berita digunakan untuk mengukur layak
tidaknya suatu tulisan diangkat menjadi berita. Semakin tinggi nilai berita
yang dikandung dalam sebuah peristiwa semakin kuat tersebut diangkat sebagai
berita.Sebaliknya, semakin rendah nilai beritanya semakin rendah pula peristiwa
tersebut diangkat sebagai berita.
1. Unsur-Unsur Berita
Sebuah berita memenuhi unsur-unsur
berita yang dikenal dengan 5W+1H.
What = Apa
yang terjadi
Where =
Dimana hal itu terjadi
When =
Kapan peristiwa itu terjadi
Who =
Siapa yang terlibat dalam kejadian itu
Why = Kenapa hal itu terjadi
How =
Bagaimana peristiwa itu terjadi.
2. Struktur Naskah Berita
·
Judul berita (head)
·
Teras berita (lead)
·
Isi berita (body)
3. Etika Menulis Berita
·
Objektif
Tulisan
berita harus objektif dan faktual atau dituliskan berdasarkan fakta dan data
yang benar – benar ditemukan di lapangan.
·
Cover Both Side
Tulisan
harus seimbang dan berusaha mencantumkan semua pihak yang terlibat dalam peristiwa.
4. Teknik Menulis Berita
·
Fact Organizing
Yaitu pengorganisasian/pengumpulan fakta oleh wartawan
yang akan menulis berita. Apakah itu hasil interview, kejadian langsung, atau
menggunakan data-data tertulis.
·
Lead Decission
Yaitu penentuan lead untuk teras berita. Ingat, gagal
menentukan lead, bisa berarti gagal menulis berita.
·
Word Selection
Yaitu pemilihan kata-kata cocok untuk mendukung penulisan
berita, usahakan alur yang runtut, jangan melompat-lompat sehingga dapat
mengganggu pemahaman pembaca.
·
Start To Write
Ambil
mesin ketik atau komputer, kertas, jika perlu referensi pendukung.
Konsentrasilah dalam menulis sehingga tidak keliru
13.2
Penulisan Pesan Pesan Persuasive
Menurut Burgon dan Huffner komunikasi persuasif :
·
Proses komunikasi yang bertujuan mempengaruhi
pemikiran dan pendapat orang lain agar menyesuaikan pendapat dan keinginan
komunikator.
·
Proses komunikasi yang mengajak atau membujuk
orang lain dengan tujuan mengubah sikap, keyakinan dan pendapat sesuai
keinginan komunikator.
Persuasif bersumber dari istilah persuasio yang kata
kerjanya adalah persuadere yang berarti membujuk, mengajak atau merayu.
Persuasi dapat juga digunakan untuk mempengaruhi tindakan atau penilaian orang
lain dengan cara berbicara atau menulis kepada mereka secara verbal maupun non
verbal.
Persiasif dilakukan secara rasional dan secara
emosional :
·
Secara Rasional
Komponen
kognitif pada diri seseorang dapat dipengaruhi. Aspek yang dipengaruhi berupa
ide ataupun konsep.
·
Secara Emosional
Menyentuh
aspek afeksi : yang berkaitan dengan kehidupan emosional seseorang. Melalui
cara emosional, aspek simpayi dan empati seseorang dapat digugah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi
persuasif :
·
Kejelasan tujuan
·
Memikirkan secara cermat orang-orang yang
dihadapi
·
Memilih strategi yang tepat
Komponen dalam komunikasi persuasif :
·
Claim
Pernyataan
tujuan persuasif baik yang tersurat(eksplisit) maupun tersirat(implisit).
Misalnya : iklan yang menyatakan dengan lugas ajakannya untuk membeli suatu
produk atau jasa tertentu. Secara implisit misalnya : iklan rokok yang tidsk
pernah menyatakan terang-terangan untuk mengajak audience-nya merokok. Mereka
akan mengidentikkan dengan suatu fenomena menarik dan mudah diingat.
·
Warrant
Perintah
yang dibungkus dengan ajakan atau bujukan sehingga terkesan tidak memaksa.
Misalnya iklan yang diikuti dengan kata “ayo”, “mari” dan lain sebagainya.
Mengembangkan pesan-pesan persuasif :
1.
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas
anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan anda. Jika
kredibilitas anda dihadapan audience diragukan, mereka akan cenderung skeptic
dan tidak menerima begitu saja setiap apa yang anda sampaikan.
2.
Kerangka Argumentasi
Ketika
telah mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya. Anda telah siap
untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti
rencana organiasional AIDA ( Attention, Interest, Desire, dan action ).
a. Attention (perhatian) : pada fase ini anda harus dapat
meyakinkan audiens segera dibagian permulaan bahwa anda mempunyai sesuatu yang
berguna untuk disampaikan.
b. Interest (minat) : pada fase ini menjelaskan relevansi pesan-pesan
dengan audiens. Kembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama
dengan lebih rinci.
c. Desire (hasrat) : pada fase ini anda membuat audiens
untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang
dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens.
d. Action (tindakan) : pada fase ini anda menyarankan
tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap audiens anda.
Penyampaian Pesan Persuasif :
1) Internal Organisasi : menjual ide atau gagasan kepada
orang lain (membujuk pimpinan menyediakan fasilitas IT), memberi saran agas SOP
efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu.
2) Eksternal Organisasi : kegiatan untuk mendapatkan dana
atau kerjasama ( FE Gunadarma melakukan kerjasama perusahaan untuk permagangan
mahasiswa dalam rangka memperkenalkan mahasiswa dengan dunia bisnis dan
memudahkan memperoleh pekerjaan).
Pendekatan Dasar Komunikasi Persuasif
Menurut Aristotle ada 3 pendekatan dasar dalam
komunikasi yang mampu mempengaruhi orang lain, yaitu :
1)
Logical Argument (logos)
yaitu penyampaian ajakan dengan menggunakan argumentasi data-data yang
ditemukan.
2) Psychological/emotinal
argument (pathos) yaitu penyampaian ajakan menggunakan efek emosi positif
maupun negatif. Misalnya iklan yang menyenangkan, lucu dan membuat kita
berempati.
3) Argument based on
credibility (ethos) yaitu ajakan atau arahan yang dituruti oleh
komunikate/audiens karena komunikator mempunyai kredibilitas sebagai pakar
dalam bidangnya. Contoh : kita menuruti nasehat medis dari dokter. Hal ini
semata-mata karena kita mempercayai kepakaran seseorang dalam bidangnya.
Etika Komunikasi Persuasif
Adalah seperangkat aturan-aturan dalam mempraktekan
komunikasi persuasif agar tidak menjadi propaganda. Dalam prakteknya saat
komunikasi persuasif dilakukan maka komunikator tidak diperkenankan untuk :
1)
Menggunakan data palsu.
2) Tidak diperkenankan secara sengaja menggunakan alasan
yang meragukan atau tidak masuk akal (tidak logis).
3) Tidak diperkenankan menyatakan diri sebagai ahli pada
subyek tertentu padahal bukan ahlinya. Tidak diperkenankan juga mengaku telah
diberi informasi oleh ahlinya padahal tidak.
4) Tidak diperkenankan untuk mengajukan hal-hal yang tidak
berkaitan untuk mengalihkan perhatian dari isu yang sedang menjadi perhatian.
5) Tidak diperkenankan untuk meminta kepada target
sasaran(pembaca/pemirsa) untuk mengaitkan ide/proposal yang diajukan dengan
nilai-nilai yang emosional, motif-motif tertentu, atau tujuan yang sebenarnya
tidak ada kaitannya.
6) Tidak diperkenankan untuk menipu khalayak dengan menyembunyikan
tujuan sebenarnya atau kepentingan pribadi/kelompok yang diwakilkan, atau
menggunakan posisi pribadi sebagai penasehat saat memberikan sisi pandang
tertentu.
7) Jangan menutup-nutupi, membelokkan, atau sengaja
menafsirkan dengan salah angka, istilah, jangkauan, intensitas, atau
konsekuensi logis yang mungkin diakibatkan dimasa depan.
8) Tidak diperkenankan untuk menggunakan pembelaan
emosional yang tidak disertai bukti, latar belakang, atau alasan yang tidak
dapat diterima apabila target penerima memiliki kesempatan dan waktu untuk
menyelidiki subyek tersebut sendiri kemudian menemukan sesuatu yang
lain/bertentangan.
9) Tidak diperkenankan untuk menyederhanakan sebuah
situasi yang sebenarnya kompleks, sehingga terlihat sebagai hitam dan putih
saja, hanya memiliki dua pilihan atau pandangan.
10) Tidak
diperkenankan untuk mengaku sebuah kepastian sudah dibuat padahal situasinya
masih sementara, dan derajat kemungkinan situasi masih dapat berubah sebenarnya
lebih akurat.
11) Tidak
diperkenankan menganjurkan sesuatu yang kita secara pribadi sebenarnya juga
tidak percaya.
13.3 Korespondensi (
Surat Menyurat )
Sehelai
kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam
format yang khas, yaitu format surat. Pesan tersebut dapat berisi
pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, atau
persetujuan.
Surat
adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari
seseorang, satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau
organisasi/instansi lain.
Kemajuan teknologi telah memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet, telegram, faksimili, dan telepon. Sebuah surat dinilai efektif apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca terhindar dari kesalahan menafsirkan.
Kemajuan teknologi telah memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet, telegram, faksimili, dan telepon. Sebuah surat dinilai efektif apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca terhindar dari kesalahan menafsirkan.
Empat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat:
1.
Pengirim surat, yaitu orang atau
lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat
2.
Penerima surat, yaitu orang atau
lembaga sasaran yang dikirimi surat
3.
Pesan, yaitu isi yang ingin
disampaikan oleh pengirim
4.
Saluran, yaitu surat itu sendiri yang
memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format
surat yang sesuai dengan keperluan.
Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas disebut surat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri berikut.
1.
Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, jenis,
dan warna kertas, warna Memakai bentuk surat yang standar.
2.
Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan
penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang
benar bila diperlukan.
3.
Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.
4.
Memperhatikan kerapian tinta, serta bentuk tulisan
(terutama bila menggunakan mesin ketik atau computer dan kebersihan surat.
Jenis-jenis Surat
1.
Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat
dikelompokkan sebagai berikut.
a.
Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang
kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang
seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relative lebih bebas.
b.
Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang
digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminstrasi pemerintahan.
c.
Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh
perusahaan atau badan usaha.
d.
Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh
organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).
2.
Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat
pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat
panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat pengantar, surat
penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.
3.
Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai
berikut.
a.
Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh orang
lain selain yang dituju.
b.
Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat
hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c.
Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh
diketahui oleh orang yang dituju.
4.
Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dikelompokkan
menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5.
Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat
terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.
6.
Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat
bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram,faksimili, memo, dan nota.
7. Berdasarkan
ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern.
Korespondensi bisnis
Surat
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman
modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan
menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada
disekitarnya maupun ditempat lain.
Falsafah dasar
Suatu
organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau
perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang
peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti
telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan
‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran
informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas
bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat
dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan
perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas
korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan
tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh
sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai
suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca
berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar
dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Fungsi Surat
Surat
berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat
juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya.
Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat
sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan
sebagai :
1.
Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum
yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda
terima, Faktur, dan sebagainya.
2.
Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau
menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang
didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak
akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap,
menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3.
Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan,
Sertifikat dll.
4.
Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya
dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price
list dan sebagainya.
5. Sarana
efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
Surat yang Baik
Penulis
surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi
bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun
ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan
ciri-ciri dari surat yang baik tersebut:
a.
Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan
tingkat urgensinya
b.
Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung
perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c.
Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi
kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu
pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d.
Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele,
tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap
menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan
mendalam.
Dalam
penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu
memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a.
Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan
baik (draft)
b.
Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian
diungkapkan
c.
Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai
macam data pendukung yang diperlukan
Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa
survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80%
kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan
melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks,
faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya
dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal
ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam
perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
Korespondensi dan Citra Baik
(Favourable Image)
Pada
prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal
perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah
kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh
karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan
bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan
kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.
Korespondensi dan Reputasi (Good
Reputation)
Apabila
perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order)
maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam
kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas
bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah
perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat
waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.
Korespondensi dan Kepercayaan
(Reliability)
Citra
yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik
akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau
dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua
sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan
kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi
sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran
tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis
perusahaan.
Etika
Korespondensi
Berdasarkan
uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam
menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang
perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi
bisnis, antara lain:
1.
Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi adalah
mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan
data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang
sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai
berikut :
a.
Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b.
Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut
angka-angka.
c. Benar
(tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2.
Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai
dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas
ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat
tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata
yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak
menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan
salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan
tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan
basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper
sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat
bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat
ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar
pula.
3.
Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita
kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau
tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang
menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien.
Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis
resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4.
Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada
umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
a.
Ruang referensi,
b.
ruang nama & alamat,
c.
kalimat pembuka,
d.
Isi surat,
e.
kalimat penutup,
f.
nama pengirim,
g.
tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.
5. Membaca
Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau
menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk
membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari
kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda
seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada
sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena
andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat
tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi
perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi
dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.
6.
Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk
‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas
pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan
hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari
perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun
lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan
kebutuhan pelanggan.
Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
DAFTAR
PUSTAKA
Nawangsari, Sri. Komunikasi Bisnis.
Jakarta: Gunadarma.
Yuliantri, R. A. Etika dan Komunikasi
Wawancara. Retrieved May 26, 2016 from http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf
Hais,
Dama. EFEKTIVITAS KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI DALAM BISNIS. retrieved
May 26 2016 from repository.ung.ac.id/get/.../Efektivitas-Komunikasi-dan-Negosiasi-Dalam-Bisnis.pdf
NAMA KELOMPOK :
2. DIAN NURAJIFAH ( 12214988 )
3. EKA RITA FITRIYANI ( 13214439 )
4. WIJI ROMANTI ( 1C214227 )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar